Нафтогаз змінює систему закупівель — очікується економія в межах 10-15% від усіх придбаних товарів та послуг

Група Нафтогаз змінює підхід до організації системи закупівель. Основна мета — більша прозорість, стандартизація підходів та ефективність процесів.

Реформу ініціював дивізіон «Технічне забезпечення». Вона запроваджує уніфіковану систему управління ланцюжками поставок Supply Chain Management (SCM). Зокрема, використання механізмів категорійного управління, розроблених спільно з представниками консалтингової компанії KPMG.

Новостворена команда категорійних менеджерів відповідатиме за ведення закупівель впродовж всього життєвого циклу продукції — від написання стандарту до фізичного постачання на об’єкт. У тісній співпраці з менеджерами з планування, які надаватимуть агрегований перелік необхідної для закупівлі продукції, категорійні менеджери забезпечуватимуть:

· оптимальний обсяг асортименту на складах;

· мінімізацію дефіциту;

· умови зберігання та транспортування продукції;

· гарантію контролю якості закупленої продукції.

Категорійні менеджери також розроблятимуть та реалізовуватимуть категорійні стратегії. При цьому за спеціалістами відділів закупівель залишаться повноваження з безпосередньої підготовки та проведення закупівельних процедур (тендерів).

«Оновлення функції закупівель спрямоване на економію фінансових та часових ресурсів, забезпечення довготривалого планування, точність обраної для закупівлі продукції, її якість та кількість, що чітко корелюється з актуальною виробничою необхідністю. В процесі розробки категорійних стратегій, які в подальшому знаходитимуть своє відображення у кваліфікаційній документації до тендерів, ми починаємо використовувати єдині технічні стандарти, максимально розмежовуємо безпосередньо закупівлю продукції та супутніх послуг, застосовуємо прозорий формульний підхід у ціноутворенні з нашими комерційними партнерами, переходимо до «довгих» контрактів», — зазначає Андрій Хоменко, директор дивізіону «Технічне забезпечення».

Щоб підвищити прозорість та незалежність закупівель, реформа також відокремлює функцію контролю за окремими закупівельними процесами. Відтепер вона здійснюватиметься на двох рівнях — Головною радою з контрактування (major contract board, MCB), головою якої є фінансовий директор Групи, та на рівні підприємств Групи — радами з контрактування юридичних осіб (local contract boards).

Головна рада з контрактування складається з 5 осіб, серед яких, окрім фінансового директора Групи, також Директор з юридичних питань, начальник Департаменту стратегії та бізнес-аналітики, начальник Департаменту роботи з проблемною заборгованістю та начальник Департаменту контрактування, як заступник Голови ради. Локальні ради з контрактування формуються з працівників новоствореного Департаменту з контрактування, який підпорядкований фінансовому директору.

Головна рада з контрактування схвалюватиме категорійні стратегії, значні закупівлі та оцінюватиме роботу локальних рад з контрактування. При цьому Департамент з контрактування забезпечуватиме матеріалами МСB, члени якої прийматимуть рішення шляхом голосування. Саме представники цього департаменту у складі локальних рад на підприємствах забезпечуватимуть нагляд за коректністю проведення процедури закупівлі: відповідність технічним регламентам, відсутність корупційних ризиків при виборі переможців та належне виконання договорів.

«По суті, Головна рада з контрактування та ради з контрактування в юридичних особах — це втілення розподілу обов’язків між різними функціями, що має забезпечити незалежність та впевненість у дотриманні на практиці наших високих стандартів для створення додаткової цінності в компанії», — зазначив Андрій Супрун, керівник Департаменту з контрактування.

На рівні Групи також продовжує роботу Офіс з етики закупівель — орган, куди потенційні постачальники можуть звернутися із скаргою, в тому числі анонімною, а також отримати консультацію.

«В процесі реформи функції закупівель ми перш за все намагаємось підвищити рівень прозорості процесів, збільшити загальний ступінь довіри зі сторони постачальників. В результаті цих змін ми також розраховуємо на зменшення витрат у розмірі 10-15% від усіх придбаних товарів та послуг», — додає очільник дивізіону “Технічне забезпечення” Андрій Хоменко.